Как получить электронную подпись: инструкция для физических лиц и ИП

Ручные подписи постепенно заменяют цифровые, и придумывают их не люди, а криптопрограммы. В статье рассказала, как самозанятым, ИП, физическим и юридическим лицам оформить электронную подпись.

В этой статье:

Что такое простая электронная подпись и как ее сделать

Простая электронная подпись (ПЭП) — пароль и логин для входа в аккаунт или код подтверждения, который пользователь получает по e-mail, в смс или push-уведомлениях. У нее нет юридической силы. Но стороны могут договориться об обратном, заключив соглашение.

Простой пример: вы оформили доставку из ресторана через мобильное приложение и выбрали оплату заказа онлайн. Дальше система перебрасывает вас на отдельную страницу сайта и просит ввести код из смс от банка — это необходимо для идентификации.

Для большей безопасности используют USB-токены — ключ, записанный на компактном носителе (флешке). Подходит для физлиц, которые работают в текстовых редакторах. Токен защищает файлы от плагиата и подтверждает авторство.

USB-ключи оформляют в удостоверяющих центрах (УЦ). Например, в Финтендере или Совкомбанке.

Как сделать ЭП в Microsoft Word

Ничего сложного нет. Скачайте и установите программу на компьютер, а потом следуйте инструкции:

1. Откройте текстовый редактор и создайте новый документ.

2. Найдите кнопку «Защита документа» в меню «Файл» в левом верхнем углу.

3. Выберите «Добавить цифровую подпись».

Если вы делаете ЭП в первый раз, система попросит установить криптографическую программу: например, приложение «Карма». Оно автоматически вставит подпись в документ, останется только сохранить файл.

Недостатки

У ПЭП один существенный минус — у нее нет юридической силы. Подписью нельзя заверить документы, которые подают в ведомства и инстанции. Ее запрещено использовать на государственных торгах.

Составьте соглашение, чтобы дистанционно заверять гражданско-правовые договоры с контрагентами: например, договор аренды автомобиля. В нем должны быть подписи всех участников сделки и пункт о том, что стороны обязуются соблюдать конфиденциальность ключа.

Где применяют

Простая ЭЦП нужна физическим лицам для авторизации на сайтах, маркетплейсах, в электронной почте, приложениях банков, службах доставки, интернет-магазинах. Также она дает доступ к файлам и данным, которые защищены паролем.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись: как оформить

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП, НЭП) — цепочка цифр и символов, которые сгенерированы криптошифровальной системой. По-простому — ключ и сертификат безопасности в одном файле.

Это полноценный инструмент, который гарантирует защиту файлов. УНЭП закрывает более 90% рутинного документооборота с сотрудниками, клиентами, партнерами и подрядчиками организации.

Исключения: трудовые, кадровые, бухгалтерские, передаточные и налоговые документы, счета-фактуры, заявления на открытие ООО и ИП.

Как и где оформить

Индивидуальным предпринимателям (ИП) и юрлицам придется заказать НЭП в ближайшем удостоверяющем центре. Сотрудники скажут, какие документы понадобятся.

Физлицам с подтвержденным аккаунтом на портале государственных услуг можно оформить подпись в личном кабинете налогоплательщика или в «Госключе».

Где применяют, если есть допосоглашение

В кадровых, кассовых (приходный кассовый ордер, расчетно-кассовое обслуживание) и первичных документах (авансовые отчеты, накладные, акты сверок). Также ей заверяют договоры, приложения к ним и акты выполненных работ.

Усиленная квалифицированная электронная подпись: как и где зарегистрировать

Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) — самая надежная по сравнению с предыдущими, потому что защищена сертификатом безопасности. Ключи создают в программах, которые прошли проверку ФСБ, и компаниях, аккредитованных Минцифры.

УКЭП можно подписать практически все документы, потому что она приравнивается к индивидуальной подписи от руки.

Чтобы использовать квалифицированную подпись, надо установить специальное программное обеспечение (ПО): например, «КриптоПро CSP», ViPNet CSP (только для ключей, сгенерированных через криптопровайдер от «Инфотекса»), «КриптоПро ЭЦП Browser plugin».

Раньше за ПО надо было платить. С мая 2024 года компании и ИП получают его бесплатно. Речь идет об УКЭП, которые оформили в ФНС, удостоверяющих центрах, через личные кабинеты налогоплательщика или юрлиц после 4 апреля 2024 года.

Как и где приобрести УКЭП самозанятым и физлицам

Проще оформить в многофункциональном центре (МФЦ). Заранее запишитесь в ближайшее отделение и подготовьте СНИЛС, ИНН и российский паспорт. В МФЦ надо написать заявление. Шаблон есть у сотрудников.

Не забудьте купить флешку, на которую скачают сертификат. Среди партнеров Халвы немало магазинов техники, где можно приобрести рутокен: например, в «Ситилинке», на марткетплейсах Ozon, «Яндекс Маркет», «МегаМаркет». Оплачивайте товары Халвой и получайте повышенный кешбэк.

Еще УКЭП регистрируют в «Госключе». Будут нужны:

• подтвержденный аккаунт на сайте государственных услуг;

• заграничный паспорт с биометрией (тот, что выдают на 10 лет);

• телефон с NFC (подробнее о модуле рассказали в отдельной статье).

Как получить подпись доверенным лицам

В ближайшем удостоверяющем центре. Чтобы оставить заявку, подготовьте российский паспорт, ИНН, выписку из реестра юрлиц или ИП, СНИЛС и заявление, которое можно написать непосредственно в офисе или заранее оформить на сайте УЦ.

Если должность текущего руководства не совпадает с данными из ЕГРЮЛ, дополнительно запросят приказ о смене или назначении начальника.

Услуга не бесплатная. В Москве берут от 3000 ₽, в Петербурге — от 3500 ₽, в Казани — от 2000 ₽. Дополнительно придется купить USB-токен.

Ко всему прочему руководители оформляют машиночитаемую доверенность, чтобы у сотрудников было право использовать УКЭП. Форму и требования можно посмотреть на сайте ФНС.

Как оформить организациям и ИП

УКЭП бесплатно регистрируют в ФНС. Придется посетить инспекцию лично, потому что дистанционно подписи не оформляют.

Что делать:

1. Подайте заявление в ближайшем отделении, через личный кабинет предпринимателя-налогоплательщика / юридического лица или на сайте ФНС.

2. Подготовьте флешку, у которой есть сертификат от ФСБ или ФСТЭК (служба по техническому и экспертному контролю). Например, «Рутокен ЭЦП 3.0 NFC 3100», «Рутокен S», «Рутокен ЭЦП PKI».

3. Подготовьте паспорт, СНИЛС и сертификат USB-токена.

4. Запишитесь на прием онлайн и посетите ИФНС в назначенный день.

Сравнительная таблица

Для наглядности я составила таблицу с основными показателями. Итак, какая же ЭЦП лучше?

Как подписать документ электронной подписью

Проще всего через Microsoft Office: откройте Microsoft Word, найдите вкладку «Файлы» и пункт «Сведения». В списке будет кнопка «Защита документа». В Excel — «Защита книги», в PowerPoint — «Защита презентации».

Потом найдите пункт «Добавить подпись» и нужный сертификат. Нажмите «Сохранить».

Также подпись можно поставить через «Госключ» и на Госуслугах. Достаточно загрузить файл и дождаться проверки сертификата УКЭП.

Итак, выбирайте электронную подпись исходя из задач. Если собираетесь работать с большим объемом различных документов, оформляйте квалифицированную.

Простая решит банальные задачи: поможет авторизоваться на сайте, оплатить онлайн-заказ.

Неквалифицированная подходит руководителям компаний с большим объемом внутренних и внешних документов, которые проще заверить дистанционно.

Вся информация о ценах, партнерах и тарифах актуальна на момент публикации статьи.

Действующие магазины-партнеры Халвы