Что такое отпускные и как они начисляются

Как рассчитывают отпускные выплаты и когда они поступают на счет сотрудника, который уходит отдыхать? Разбираемся во всех нюансах.  

В статье рассказывается:

Чтобы не попасть впросак, важно понимать, как рассчитывают выплаты. Хотите знать, сколько и когда получите перед отпуском? 

Что такое отпускные 

Уходя в отпуск, работник получает особые выплаты.

Все, кто работают в штате, имеют право на 28 дней отпуска в год. Причем отсчет стартует не с 1 января, а со дня, когда сотрудник начал работать.

Есть категории трудящихся, которым положен более длительный отдых (например, педагоги в детсаду и школе), или те, кто имеет право на дополнительный отпуск (например, жители Крайнего Севера).

Отпуск можно дробить, но при этом хотя бы одна часть должна составлять 14 дней. Детали лучше уточнять у руководителя или отдела кадров. 

Как правило, первый отпуск новый сотрудник может взять через полгода после трудоустройства. Бывают и исключения, но только по согласованию с работодателем.

Получить отпускные, но продолжать работать и получать зарплату нельзя — это грубое нарушение законодательства.

При увольнении сотрудник должен получить компенсацию за те дни отпуска, что он не успел использовать.

Как рассчитываются отпускные

Чтобы понять, на какую сумму можно рассчитывать в преддверии отпуска, важно знать несколько цифр. Разберемся, каких и как их узнать. 

Узнайте средний заработок

В зачет идут следующие выплаты, которые получал сотрудник: 

• оклад; 

• сдельная заработная плата;

• комиссии и проценты от выручки компании;

• премии — за месяц, квартал, год или за выслугу лет.

А вот нижеперечисленные выплаты в расчет не принимают:  

• листок временной нетрудоспособности;  

• декретные; 

• командировочные; 

• материальная помощь; 

• оплата расходов на питание (если такая компенсация предусмотрена). 

Полный список выплат, которые идут в зачет, можно найти в постановлении № 922 от 24.12.2007, а также во внутренних нормативных документах организации.

Определите расчетный период

Учитывают доходы за последний год — 12 месяцев перед днем отпуска. Иными словами, даже если первый день отдыха выпадает на конец месяца, расчетный период заканчивается предыдущим месяцем. 

Есть и исключения — периоды, которые не учитывают при расчете отпускных:

• больничный;

• отпуск по беременности и родам;

• простой по вине компании;

• простой по вине третьей стороны, когда инициатива остановки производственного процесса исходила не от работника и не от работодателя;

• оплачиваемые выходные для ухода за ребенком-инвалидом.

Как видите, при расчетах учитывают только дни, когда работник действительно выполнял свои должностные обязанности.

На практике это выглядит так: если сотрудник планирует отдыхать в октябре 2023 года, то при расчете отпускных учитывают его заработок с 1 октября 2022 года по 30 сентября 2023 года. 

Организация имеет право сама определять период для расчета выплат: его прописывают во внутренних документах компании. Важный нюанс — он не должен нарушать прав работников. То есть выплаты по внутренним порядкам не могут быть меньше выплат по общему. 

Чтобы не ошибиться, расчеты производят дважды — в порядке, определенном внутренними правилами компании, и по общепринятым правилам. Работнику выплачивают сумму, которая оказалась больше. 

Подсчитайте средний дневной заработок

Его рассчитывают по формуле: 

СДЗ = СД / (12 × 29,3),

где

СДЗ — среднедневной заработок;

СД — совокупный доход (его мы выяснили на предыдущем этапе);

29,3 — среднее количество дней в месяце, а 12 — количество месяцев.

Как видите, все просто, если за расчетный период работник не был в отпуске, на больничном и не брал отгулы. Но подсчеты усложняются, если сотрудник работал меньше года, брал отгул, больничный или есть другие дни, которые нужно исключить из расчетов.

Сначала нужно посчитать, сколько дней сотрудник отработал полностью.

ДПМ = КМ × 29,3,

где

ДПМ — дни в месяцах, отработанных полностью;

КМ — количество таких месяцев.

Затем нужно рассчитать, сколько рабочих дней пришлось на месяцы, которые сотрудник отработал не полностью, например, брал больничный или отгул. 

ОДМ = (КДМ – ИД) × 29,3 / КДМ,

где

ОДМ — отработанные дни в месяце;

КДМ — календарные дни в месяце;

ИД — рабочие дни, которые сотрудник пропустил;

КДМ — календарные дни.

Затем нужно сложить эти две суммы и получить общее количество отработанных дней.

Вычислите средний дневной заработок

Формула такова: 

СДЗ = СВРП / ОДРП,

где

СДЗ — средний дневной заработок;

СВРП — сумма выплат в расчетном периоде;

ОДРП — отработанные дни в расчетном периоде.

Обратите внимание, в расчетах используют полную сумму начисленной зарплаты — до вычета налога на доход физических лиц. Но на руки сотрудник получит чуть меньше: с отпускных, как и с заработной платы, удерживают НДФЛ. Ставка стандартная — 13%.

Кроме того, отпускные выплаты — часть дохода работника, поэтому они облагаются страховыми взносами в Социальный фонд:

• 30% по единому тарифу (15,1%, если с начала года доход работника превысил предельную базу в 1,92 млн рублей);

• 0,2–8,5% взносы на травматизм (размер определяется тарифом, который зависит от сферы деятельности компании и класса профессионального риска). 

Как рассчитываются отпускные за праздники

В среднем в году 14 праздничных дней в дополнение к обычным выходным. Бо́льшая часть приходится на январь и май. Кроме того, в некоторых регионах к внеочередным выходным добавляются региональные и религиозные праздники.

Если отдых сотрудника совпадает с праздничными днями, их не включают в отпуск. На них не начисляют выплаты, но при этом отдых продлевается. 

Если выходные за праздничные дни перенесли на другие дни (например, праздник выпал на воскресенье, поэтому понедельник объявлен нерабочим), они идут в зачет при подсчете календарных дней отдыха.

Как начисляются отпускные при увольнении

Если сотрудник решил покинуть место работы, при расчете работодатель должен выплатить ему компенсацию за отпуск, который он не успел отгулять. Оплачивают все дни неиспользованного отдыха, которые накопились «на счету» работника к моменту ухода. 

Порядок расчетов аналогичен процессу начислению выплат перед очередным оплачиваемым отпуском. 

Как повысить отпускные

Чтобы получить больше отпускных, нужно учитывать месяц, в который вы собираетесь отдыхать.

1. Выбирайте месяцы с максимальным количеством рабочих дней (то есть с минимальным количеством выходных).

Это значит, что в январе и мае отпускные всегда будут меньше, — уходить на отдых в это время невыгодно. Например, отпуск в январе грозит потерей от 10 до 20% дохода.

Почему так происходит? Все дело в расчете.

Оклад не меняется из месяца в месяц, хотя количество дней мы отрабатываем разное — для наглядности сравните декабрь без каких-либо праздников и январь с его длинными каникулами. Чем меньше рабочих дней, тем выше дневная зарплата. А вот отпускные рассчитывают по среднему количеству дней в месяце — их целых 29,3, поэтому итоговая сумма относительно невысокая.

В результате в январе каждый рабочий день стоит дорого, но отпускных платят — как в любом другом месяце. И так происходит со всеми периодами, где число рабочих дней меньше, чем в других.

2. Оформите отпуск, выпадающий на календарные выходные — субботу и воскресенье. Так вы сможете получить больше отпускных и не потеряете в зарплате.

3. Если в течение расчетного периода вам повышали размер оклада, выберите отдых в конце года, чтобы в расчет вошло больше месяцев с новой зарплатой.

4. Если в течение расчетного периода оклад понизили, стоит уйти в отпуск как можно быстрее — это позволит получить больше отпускных.

Когда выплачивают отпускные перед отпуском 

За сколько дней до отпуска выплачиваются отпускные? Вопрос непраздный, как правило, перед отдыхом каждый рубль на счету: кто-то уже потратил все сбережения на путевку, а кто-то закупил обои и паркет для давно запланированного ремонта. 

В этой ситуации закон полностью на стороне работника: он должен получить все причитающееся до того, как уйдет отдыхать. 

Самый поздний срок  — три календарных дня до начала отпуска. То есть, если первый день, когда не нужно бежать в офис, — понедельник, сотрудник должен получить свои деньги не позже четверга. 

Можно и раньше, если это предусмотрено внутренним порядком организации. А вот позже нельзя: компании-нарушителю грозит штраф:

• 30–50 тысяч рублей для организации; 

• 1–5 тысяч рублей для должностного лица;

• 1–5 тысяч рублей для индивидуального предпринимателя. 

При обнаружении повторных нарушений штрафы возрастают кратно. 

Как начисляются отпускные: примеры 

Разберем, как работает формула расчета отпускных на практике. 

Полный год

Антон работает кладовщиком в ООО «Ромашка». За 2022 год он получил 750 тысяч рублей, его зарплата — 62 500 рублей. В 2023 году заработная плата выросла на 10%, и в январе–июле он получал по 68 750 рублей. 

Антон запланировал отпуск с 28 августа по 8 сентября. Это 12 дней.

Расчетный период — с 1 августа 2022 года по 31 июля 2023 года. Антон — просто мечта работодателя: за этот промежуток времени он не брал ни больничных, ни отгулов, ни отпуска.

Совокупный заработок за расчетный период составил 793 750 рублей. Считаем среднедневной заработок: 793 750 / 351,6 = 2257,5 рублей. 

Таким образом, отпускные за 12 дней составят 27 090 рублей. После вычета подоходного налога это 23 568,3 — именно эту сумму получит Антон на руки. 

Последний срок для выплаты отпускных — 24 августа. Но так как в организации принято перечислять отпускные во вторник на неделе, предшествующей отпуску, Антон получил выплату 21 августа. 

Неполный год

Парикмахер Ирина начала работать в ООО «Незабудка» 23 января 2023 года. Оклад — 45 тысяч рублей, в апреле наша героиня получила квартальную премию в размере половины оклада.

До этого она была в декретном отпуске и у нее не было дохода, кроме пособия. А еще в мае Ирина взяла шесть дней за свой счет, чтобы пройти обучение. 

Таким образом, Ирина полностью отработала шесть месяцев. Это 175,8 дней. За эти месяцы она получила 270 000 рублей. 

Также в расчет примем:

• январь: (31 – 19) × 29,3/31 = 11,3 дней;

• май: (31 – 6) × 29,3/31 = 23,6 дней.

Итого на «неполные» месяцы приходится 34,9 дня. За эти дни Ирина заработала 55 323,53 рубля. И не забываем апрельскую премию — она пополнила кошелек на 22 500 рублей. Таким образом, с начала года Ирина заработала 347 823,53 рубля. 

В расчетном периоде для нее 210,7 дней. Получается, что средний дневной заработок составил 1650,8 рублей. 

Ирине предстоит отправить в школу сына-первоклассника, поэтому она собирается отдохнуть с 14 августа по 1 сентября. Это 19 дней. Отпускные — 31 365,2 рубля. Деньги она должна получить не позже 14 августа. На руки после вычета подоходного налога — 27 287,72 рублей. 

Отпуск в праздники

Менеджер Иван работает в ООО «Гортензия» 9 месяцев. За этот период он получил в общей сложности 675 000 рублей. Больничных и отгулов не было.

Иван хотел бы отдохнуть первые две недели мая. При этом:

• 8 мая — выходной, перенесенный с 8 января;

• 1 и 9 мая — выходные праздничные дни. Выходной 9 мая продлит отпуск Ивана на один день.

Чтобы отдохнуть первую половину месяца, Иван написал заявление на отпуск со 2 мая по 11 мая. 

1 мая — выходной для всех, 8 — перенесенный праздничный день, на него начисляются отпускные. 9 мая в расчет не включают, а для Ивана этот выходной переносится на 12 мая. 13-14 мая — выходные для всех, и молодой человек выходит на работу 15 мая. В расчет отпускных включают девять дней: 2–8 и 10–11 мая.  

Количество дней в полностью отработанных месяцах: 29,3 × 9= 263,7

Средний дневной заработок = 675 000 / 263,7 = 2559,7

Размер отпускных = 2559,7 × 9 =  23 037,3.

С этой суммы удержали подоходный налог в размере 13%, его сумма — 2994,85.

Таким образом, на руки Иван получил 20 042,45. Произошло это 28 апреля.

Всегда важно понимать, сколько вы получаете и из чего складывается ваш доход. 

Надеемся, теперь вы узнали об этом немного больше и не попадете в ситуацию, когда переоценили свой заработок, а деньги закончились — почему-то это часто происходит неожиданно. В преддверии отпуска такое особенно обидно.

Вся информация о ценах, партнерах и тарифах актуальна на момент публикации статьи.
Действующие магазины-партнеры Халвы