Оплата командировки: как оформляют суточные в рабочие и выходные дни

Разобраться, как оплачивается командировка, не всегда просто. Дорога туда или обратно может выпасть на выходной день. А иногда — на ночное время. Как учесть расходы на проезд и питание, оформить поездку на своем транспорте и рассчитать все положенные выплаты — читайте в статье.

В статье рассказывается:

Что такое суточные и командировочные

Командировка — это поездка по поручению работодателя. Цели могут быть самыми разными: заключение контрактов, участие в конференциях, обучение, проведение исследований. По окончании вы возвращаетесь на свое рабочее место.

Командировку оформляют приказом, который подписывает руководитель организации. На основе этого документа учитывают рабочее время и начисляют выплаты сотруднику.

Компания обязана компенсировать расходы, связанные с деловой поездкой. Выплаты делят на два вида:

1. Командировочные. Это компенсация расходов на проезд и проживание. Чтобы ее получить, сотрудник отчитывается о тратах и готовит документы: чеки, квитанции, договоры.

2. Суточные. Предназначены для дополнительных расходов, необходимых во время поездки, и не требуют отчетности. Сотрудник может распоряжаться этими деньгами по своему усмотрению. Размер суточных для работников коммерческих организаций не ограничен законом. При этом он не произвольный — работодатель устанавливает сумму в локальных актах.

Халва поможет сэкономить в любой части страны. Оплачивайте картой покупки у партнеров и получайте повышенный кешбэк. Обеды в ресторане, лекарства в аптеке, продукты в магазине станут дешевле.

Порядок оформления и учета командировочных расходов

Во время поездки важно помнить, какие документы нужно попросить в гостинице, какие билеты хранить. Иначе возникнут трудности с возмещением расходов. Разберемся в деталях.

Учет расходов на проезд

Самые распространенные виды транспорта — поезд и самолет. Чтобы затраты были учтены, нужно сохранить билет и посадочный талон. Стоимость проезда и сервисный сбор включают в расходы.

По общему правилу нужен оригинал билета, но, если он утерян, его можно заменить дубликатом или справкой перевозчика с указанием всех данных о перемещениях.

Поездка на такси или каршеринге также требует документального подтверждения. Например, чека. Крупные перевозчики направляют квитанцию на почту, также все данные и отчеты хранятся в личном кабинете. Если вы заказали частное такси, нужно заранее уточнить, смогут ли вам выдать финансовые документы, чтобы подтвердить расходы.

В случае с каршерингом кроме чека, который также можно найти в почте или в личном кабинете после поездки, потребуется договор. Как правило, он есть на сайте компании.

Сотрудник может отправиться в рабочую поездку и на личном автомобиле. В таком случае составляют путевой лист, где указаны марка автомобиля, данные водителя и маршрут. Чтобы затраты приняли к возмещению, понадобятся чеки с заправок и служебная записка.

Учет расходов на проживание

В зависимости от места проживания процедура учета разная.

Гостиница. Затраты на проживание в гостинице подтверждают чеком, квитанцией или другим платежным документом. Как правило, в отелях сотрудники уже не раз сталкивались с необходимостью оформить документы командированным — трудностей не возникнет.

Арендованная квартира. Если сотрудник останавливался не в гостинице, а снимал частное жилье, потребуются договор и платежные документы. В них должны указать паспортные данные двух сторон, цену услуги, а также сведения о месте проживания.

Деньги лучше передавать под расписку. В ней укажите данные паспортов, сумму, дату и обязательно напишите, за что передана оплата.

Суточные

В течение всей командировки работнику выплачивают средний заработок за все дни работы. Его рассчитывают за последние 12 месяцев. Если работник в организации меньше года, используют фактически отработанное время. Чтобы получить итоговую сумму, рассчитывают средний дневной заработок и умножают на количество дней командировки.

К этой сумме дополнительно прибавляют суточные за каждый календарный день поездки. Это деньги, которые работник может потратить по своему усмотрению. За них не нужно отчитываться. Ограничений нет.

Размер суточных устанавливает руководство компании. Верхней границы нет. Решение, как оплачивать командировочные дни, закрепляют внутренними нормативными документами организации.

Есть и налоговые ограничения. Для командировок по России предельный размер суточных, не облагаемых НДФЛ, — 700 рублей в день. Многие компании стремятся оставаться в этих границах, чтобы оптимизировать налоговые выплаты.

Для государственных организаций установлен лимит на суточные — 100 рублей в день. Однако он может быть увеличен в отдельных ситуациях.

В поездке случайно не рассчитали траты и остались без денег? Ничего страшного, на помощь всегда придет Халва.

Как правильно подсчитать количество дней командировки? Днем начала считают дату отправления транспорта из пункта А в пункт Б. Заканчивается командировка в день прибытия поезда, самолета или автомобиля обратно. То есть если транспорт вернет работника домой в 00:30, весь этот день должен быть включен в командировку.

Также нужно учесть: если самолет из пункта А вылетает, например, в 00:15, то работнику нужно еще добраться до аэропорта. В такой ситуации день до вылета тоже считается командировочным.

Суточные не положены при однодневной командировке. Обратите внимание, такая поездка должна строго укладываться в один день: от момента отправления до момента прибытия. Если работник выезжает из города постоянной работы даже за 15 минут до полуночи и возвращается на следующие сутки, такая командировка уже считается двухдневной.

Суточные выплачивают до начала служебной поездки. Конкретные сроки в законе не закреплены, но работник должен отправиться в путь с деньгами в кармане. Как правило, работодатели устанавливают алгоритм выплат в локальных актах.

Если командировка выпала на выходной день, сотруднику нужно оплатить работу в двойном размере. Вместо повышенной оплаты он может выбрать отгул. Это возможно только по соглашению сторон.

Обратите внимание, суточные выплачивают за каждый календарный день служебной поездки, а средний заработок — только за период работы: если во время командировки в выходной или праздничный день сотрудник отдыхал согласно трудовому графику, то он получит только суточные.

При этом время, затраченное на дорогу по поручению работодателя, в том числе в выходной день, не считается отдыхом: сотрудник не имел возможности распоряжаться им по собственному желанию. А значит, оно должно быть оплачено.

Рассмотрим на примере, как рассчитать командировочные выплаты с учетом выходных дней.

Василий — ценный сотрудник. Он инженер, и его знания нужны во всех отделениях компании. Поэтому его часто отправляют в командировки.

Он проработал в организации два года и уже получил несколько повышений.

В четверг ему нужно ехать из Москвы в Кострому.

В пятницу состоится совещание.

А в субботу предстоит перелет в Новосибирск, где его ждут в понедельник. Во вторник Василий возвращается домой.

Срок командировки в этом случае — шесть дней: с четверга по вторник. Из них два выходных.

В первую очередь разберемся с зарплатой. Средний суточный заработок рассчитают за последние 12 месяцев с учетом повышений и изменений оклада. Его нужно выплатить за пять дней. Воскресенье не оплачивается, потому что в этот день Василий не работал. За четверг и субботу инженеру положена зарплата, поскольку эти дни он провел в пути.

За субботу Василию положена двойная оплата, также взамен он может взять отгул.

Суточные (1500 руб. в день) выплачивают за каждый календарный день, включая выходные и праздники. Значит, Василий получит 9000 руб. на повседневные нужды.

Также организация должна компенсировать все расходы на транспорт и проживание.

Как правило, до начала поездки сотруднику выплачивают аванс со всеми необходимыми суммами по предварительному расчету. После возвращения работник предоставляет авансовый отчет, где указывает траты, и прикладывает подтверждающие документы. Соответственно, если фактические расходы оказались больше запланированных, сотруднику должны доплатить. И наоборот: если у командированного остались излишки, их нужно вернуть.

Желаем удачных деловых поездок!

Вся информация о ценах, партнерах и тарифах актуальна на момент публикации статьи.

Действующие магазины-партнеры Халвы