Справка о зарплате для назначения пенсии: для чего нужна и как ее получить

Справка о зарплате — документ, напрямую влияющий на размер будущей пенсии. В ней указывают среднемесячный заработок за выбранные годы. Сотрудник социального фонда сравнивает представленный доход со средним по стране за тот же период. Чем выгоднее соотношение, тем выше коэффициент и тем больше итоговая сумма будущих выплат.

Получить справку о зарплате для пенсии можно в бухгалтерии последнего работодателя. Рассказываем, как сделать запрос, что должно быть в документе и как поступить, если компании, в которой работали, уже нет.

В этой статье:

1. Зачем нужна справка о зарплате для начисления пенсии
2. Что должно быть в документе
3. Какие справки для пенсии бывают
4. Как получить архивную справку для пенсии
5. Что делать, если данные сотрудника утеряны
6. Какой период указать
7. Как подать справку в СФР

Зачем нужна справка о зарплате для начисления пенсии

С 2002 года социальный фонд России (СФР) автоматически получает сведения о заработке от работодателей. Поэтому вся информация о том, где трудился человек, сколько получал и какие страховые взносы платил, есть в единой цифровой базе.

Но до 2002-го оцифрованных данных нет. Поэтому людям, работавшим в то время, нужно самим подтвердить, сколько они зарабатывали. Для этого получают и предоставляют в социальный фонд справку о зарплате для назначения пенсии.

При расчете пенсионных выплат соцфонд по умолчанию берет сведения за 2000–2001 годы, потому что по ним наиболее полная информация.

Но если в 2000–2001 годах человек получал низкую зарплату или не работал, он может выбрать любые 60 месяцев подряд до 2002 года, в которые зарабатывал побольше. И указать их в справке о зарплате для пенсии. Иногда это повышает коэффициент и увеличивает пенсию на несколько тысяч рублей.

Что должно быть в документе

Унифицированного образца справки о зарплате для пенсии нет. Но есть требования социального фонда, в соответствии с которыми в бумаге должны быть:

• данные сотрудника: фамилия, имя и отчество полностью, дата рождения;
• угловой штамп организации с названием компании и ее реквизитами;
• сведения о работе: когда сотрудник был в штате, должность и прочее;
• размер зарплаты за выбранные периоды: показывают суммы по месяцам и подводят итог за год;
• исходящий номер и дата выдачи документа;
• подпись руководителя и главного бухгалтера;
• печать организации (не копия, а оригинальный оттиск).

Важно, чтобы доход расписали помесячно — все 60 месяцев выбранного периода и суммы за каждый из них. Специалист СФР рассчитывает коэффициент, сравнивая среднемесячный заработок со средним по стране, и он не сделает расчет, если в документе указаны цифры за год или квартал.

Если планируете делать запрос справки о зарплате для пенсии, предварительно уточните актуальные требования в социальном фонде.

Почему документ могут вернуть

Бумагу с большой вероятностью вернут, если в ней не хватает данных.

Также специалист не примет справку, если:

• ФИО в документе не совпадают с паспортом. Если меняли фамилию, приложите свидетельство;
• неправильно указаны периоды работы;

• на справке повреждена печать.

Проверьте указанную зарплату: бухгалтер должен показать официально начисленные суммы, а не то, что вы получали «в конверте». Также из расчетов исключают компенсации за неиспользованный отпуск, пособия по уходу за ребенком и подобные выплаты, полученные не за работу.

Какие справки для пенсии бывают

Есть три вида документа. Какой именно нужен, зависит от ситуации.

Стандартная справка с места работы

Получают в бухгалтерии бывшего работодателя, оформляют на фирменном бланке. В тексте указывают помесячный доход за выбранный период. 

Запросить документ можно в любой момент, даже если вы давно уволились. Компания обязана предоставить сведения по вашему запросу.

О работе за границей

Раньше в России автоматически засчитывали рабочий стаж, если в 90-е годы человек работал в странах СНГ или бывших республиках СССР. Но в 2023 году РФ вышла из Соглашения о гарантиях прав граждан СНГ в области пенсионного обеспечения. Теперь иностранный стаж нужно подтвердить.

Чтобы получить информацию, отправьте запрос бывшему работодателю или в кадровую службу / архив города, в котором работали. Попросите прислать официальные сведения о заработке за нужные периоды.

В соответствии с международными соглашениями иностранные компании обязаны ответить. Иногда ответ идет несколько месяцев, поэтому собирайте документы заранее.

Архивная

Если организация ликвидирована или реорганизована, данные о бывших сотрудниках передают в архив:

• в городской или районный по месту регистрации компании;
• в ведомственный, если предприятие относилось к конкретному министерству;
• в архив правопреемника — организацию, которая забрала документы закрытой фирмы.

Архивная справка содержит те же данные о зарплате и отчислениях, что и стандартная, но оформляют ее на бланке архивного учреждения.

Как получить архивную справку для пенсии 

Восстановить сведения о заработке можно, даже если фирма закрылась.

• Ищите информацию в архиве. Обратитесь в городской или районный архив по месту регистрации компании. Туда передают документы ликвидированных организаций. Попросите выдать архивную справку о вашей зарплате за выбранные периоды. 
• Подайте запрос через МФЦ. Укажите в заявлении название организации, точные годы работы и необходимый период в 60 месяцев. Срок рассмотрения — до 30 дней.
• Найдите правопреемника. Если фирму реорганизовали, узнайте, кому передали права на нее. Для этого запросите выписку из ЕГРЮЛ на сайте налоговой службы (понадобятся ИНН или ОГРН компании). В выписке, в разделе «Сведения о правопреемнике», найдете название фирмы-правопреемника. Обратитесь туда и запросите справку о доходах.

Найти нужный архив в вашем городе поможет сайт «Архивы России», а обратиться за помощью в поиске можно в «Архивный центр». 

Что делать, если данные сотрудника утеряны

«Архив сгорел, документы потеряли, компания исчезла и не передала бумаги», — эти и похожие ответы нередко получают люди, чей трудовой стаж пришелся на 90-е годы. Если вы в числе «счастливчиков», не сдавайтесь. Подтвердить, где работали и сколько получали, по-прежнему возможно — ищите свидетелей.

Вам нужны показания двух-трех коллег, с которыми вы работали в тот период. СФР опросит очевидцев, запросит их данные за то же время и проверит информацию.

Какой период указать

СФР по умолчанию делает расчет за 2000–2001 годы. Если в этот период вы не работали или получали очень мало, можно самим выбрать любые 60 месяцев подряд из стажа до 2002 года, чтобы рассчитать (или пересчитать) пенсию. Выбирайте самые доходные, чтобы начислили больше.

• Выберите временные отрезки по 60 месяцев, где ваш доход был максимальным.
•  В интернете посмотрите, какая средняя зарплата по стране была в это время, — данные есть в открытом доступе в интернете. 
• Рассчитайте коэффициент: разделите ваш среднемесячный заработок на средний по стране — получите примерный коэффициент.

Допустим, в 1985–1989 годах вы получали 300 ₽ в месяц, а средний заработок по стране был 200 ₽. Делим 300 на 200 — коэффициент равен 1,5.

В России при начислении пенсии есть лимит зарплатного коэффициента — 1,2. Это значит, что вместо 1,5 в соцфонде учтут только 1,2. Выше коэффициент бывает только у жителей Крайнего Севера и приравненных к нему районов.

Рассчитав свое зарплатное значение в разные периоды жизни, выберите годы, в которые коэффициент был близок к 1,2, и запросите справку о зарплате за этот период.

Подайте документ в СФР для расчета пенсии. Если до этого пенсионные выплаты вам считали по меньшему значению, их пересчитают и увеличат сумму. Если коэффициент и до этого был максимальным, все останется по-прежнему.

Переведите ежемесячные выплаты на карту «Халва – Социальная». Пользуйтесь рассрочкой* и возвращайте кешбэк за покупки. 

Как подать справку в СФР

Документ можно передать лично в СФР или в МФЦ и удаленно — через Госуслуги. Заявление рассматривают 10 рабочих дней.

Если по новым данным коэффициент оказался выше, пенсию пересчитают, и со следующего месяца она станет больше.

Специалисты соцфонда могут отказать в пересчете из-за ошибок в справке. В этом случае переделайте бумагу и подайте вновь.

Готовитесь вступить в новый — пенсионный — период жизни? Чтобы переход прошел гладко, собирайте документы за полгода-год до выхода на пенсию. Тогда будет время спокойно исправить ошибки, если специалисты обнаружат их.