Как стать продуктивнее: 20 полезных советов

Для одних список задач на день — полезный инструмент, для других — источник тревожности. Первые заканчивают день с заполненным списком, вторые хмуро смотрят на несделанные дела и грустят. Рассказываем, как попасть в число первых.

В статье рассказывается:

Продуктивность — или производительность — это объем задач, которые человек может выполнить за отведенное время. Прежде всего она важна для работы, но и в повседневной жизни имеет значение: даже отдыхать можно продуктивно или не очень.

Если производительность падает, это отражается на всех делах. Но есть способы ее повысить.

Режим дня

Некоторые советы из этой области кажутся очевидными и даже скучными. Однако они работают — стоит попробовать, чтобы в этом убедиться. Например, соблюдать режим дня и чередовать работу с отдыхом.

Хорошо высыпайтесь

Здоровый сон — не меньше семи часов в сутки, в тихом, темном, проветренном помещении — быстро и заметно повышает качество жизни.

Тело и мозг отдыхают, утреннее пробуждение перестает быть мучительным, сил на дневные дела ощутимо прибавляется. Это позволяет сделать продуктивным каждый день.

Соблюдайте баланс работы и жизни

Старайтесь работать в положенное время и забывать о работе, как только она заканчивается. Не откладывайте рабочие дела на выходные, не засиживайтесь до позднего вечера.

Для этого нужно успевать сделать все задачи в рабочие часы. Если не получается, оцените здраво: вы тратите рабочее время зря или задач слишком много и выполнить их за восемь рабочих часов невозможно.

Второй случай — повод обсудить чрезмерную нагрузку с начальством.

Эффективно отдыхайте

Выделить время на отдых — половина дела. Важно потратить его с умом. Лучше всего помогают отдохнуть свежий воздух, несложная активность, общение с близкими. В этот же список входят любимые дела: если предпочитаете посидеть с книжкой, посмотреть кино, порисовать или без спешки, с удовольствием позаниматься домашними делами, тоже неплохо.

Главные принципы — в период отдыха стоит ограничить информационный поток (отложить телефон, перестать листать новости и соцсети) и никуда не спешить. Отдых — время перезагрузки. Если использовать это время правильно, появятся силы для новых рабочих свершений.

Занимайтесь спортом

Еще один очевидный и работающий способ повысить продуктивность — включить в распорядок дня любую двигательную активность. Выбирайте по душе: прогулки, танцы, тренажерный зал, групповые занятия.

Здесь нужно приложить усилия, чтобы освоиться с новой нагрузкой. Но когда спорт войдет в привычку, он будет обеспечивать запас энергии, которому неоткуда взяться при сидячем образе жизни.

Планирование

Режим дня и отдых позволяют подготовить к продуктивной работе тело и разум. Следующий этап — спланировать и организовать работу так, чтобы не разрываться между множеством задач, не терять из виду долгосрочные и не срывать дедлайны краткосрочных.

Расставляйте приоритеты

Все задачи можно разделить на четыре вида:

• важные и срочные;

• важные, но несрочные;

• срочные, но неважные;

• неважные и несрочные.

Таблица, в которую можно заносить дела по этим признакам, — разделенный на четыре части квадрат — называется матрицей Эйзенхауэра. Она позволяет определить, какие дела нужно сделать в первую очередь, какие — сразу после, а какие — отложить до спокойного момента. Главное — не забыть про них совсем.

Составляйте списки дел

Чтобы не держать задачи в голове, собирайте их в списки. К традиционным бумажным ежедневникам сейчас добавилось множество приложений, которые позволяют контролировать поток дел. Выбрать подходящее можно только на собственном опыте: разным людям подходят разные способы систематизации.

Однако записывать дела стоит в любом случае. Иначе будете тревожиться, не забылось ли что-нибудь важное.

Делайте заметки

Кроме списков могут помочь заметки: если случайно пришло в голову что-то, связанное с несрочной задачей, — записывайте, тогда не забудете.

Способ здесь тоже у каждого свой: кто-то ведет записи на чем попало, от салфеток до бумажных стикеров, кто-то пишет все подряд в ежедневник. Выбирайте удобный путь и следуйте ему. Вы удивитесь, как много полезных мыслей приходит в голову, если начнете их фиксировать.

Держите дела в порядке

Важный аспект организации труда — порядок в делах. Один раз потратьте время на систематизацию файлов на рабочем компьютере, сортировку документов по папкам, организацию меток или папок в почтовом ящике.

После этого вы сможете быстро находить то, что вам нужно. Не придется раздражаться, открывая все папки с названиями вроде 123 или «на потом» в поисках файла, который должен лежать в папке «договоры с поставщиками».

Контроль времени

Планирование и четкая организация экономят время — самый драгоценный, невосполнимый ресурс. Зачастую мы тратим его гораздо более беспечно и неэффективно, чем деньги. Но деньги можно заработать, а вот потерянное время не вернется никогда.

Поэтому стоит обходиться с ним бережнее — чтобы не чувствовать в конце дня, что за много часов удалось сделать совсем немного дел.

Подсчитайте «бюджет»

Посчитайте, сколько времени и на что вы тратите в течение дня. Записывайте абсолютно все: перекусы, проверку сообщений, болтовню с коллегами в чате или в столовой. Подведите итог — и ужаснитесь тому, сколько времени уходит на ненужные занятия, которые не приносят никакой пользы. Возможно, ответ на вопрос, почему вы не успеваете сделать все дела в рабочее время, скрывается где-то здесь.

Избегайте «похитителей времени»

Понаблюдав за собой, вы поймете, кто или что крадет ваше время: необязательные разговоры, расслабляющие игры, на которые вы хотели потратить пять минут, а спустили полчаса, пролистывание соцсетей, в которых нет ничего настолько важного, чтобы об этом нужно было срочно узнать.

Если хотите стать продуктивнее, всего этого нужно избегать. Не можете исключить совсем — ограничивайте расход времени на эти занятия и следите за тем, чтобы соблюдать ограничения.

Чередуйте работу и отдых

Перерывы в работе нужны обязательно, иначе мозг и тело устанут уже к обеду. Главное, чтобы они не были длиннее работы. Воспользуйтесь таймером, подберите подходящие временные отрезки — например, десятиминутный отдых в конце каждого часа.

Тратьте эти десять минут на то, что действительно помогает отвлечься и отдохнуть — чашку чая, короткую прогулку, несколько упражнений, — но не превращайте их в получасовой перерыв.

Ставьте дедлайны

Даже если ваши рабочие задачи не подразумевают постоянных дедлайнов, ставьте их себе сами — и постарайтесь соблюдать.

Так вы сможете эффективно расходовать рабочее время, следить за тем, чтобы производительность была равномерной, и не откладывать все на последний день.

Концентрация на задаче

Недостаточно выделить время и организовать рабочее пространство — на задаче еще нужно сосредоточиться. Для этого тоже есть свои приемы.

Ловите поток

Автор термина «поток», американский психолог Михай Чиксентмихайи, назвал этим словом состояние глубокой погруженности в задачу. В такие моменты человек полностью сфокусирован на том, что делает, и видит на несколько шагов вперед.

Гарантированного способа «войти в поток» нет, однако известно, какие факторы этому мешают. Сложно погрузиться в работу, если задача непонятна, уровень сложности превышает компетенции или, наоборот, дело кажется слишком простым.

Кроме того, предельной концентрации мешают отвлекающие факторы и многозадачность.

Исключите отвлекающие факторы

Постарайтесь обеспечить для работы спокойную обстановку. Если вокруг шумно, а от вас постоянно кому-то что-то нужно, сосредоточиться не выйдет.

Мешают разговоры коллег или посторонние звуки? Обзаведитесь наушниками или берушами. Постоянно приходят сообщения? Заглушите все неважное и несрочное. Режим «без звука» можно настроить так, чтобы получать сообщения по работе или от близких, за которых вы беспокоитесь, но не отвлекаться на уведомления приложений, рекламу и новостные каналы.

Откажитесь от многозадачности

На самом деле многозадачность — это миф. Быстро переключаясь с одного дела на другое, вы в любом случае переносите внимание и перенаправляете усилия. Чем чаще это повторяется, тем больше копится усталость — на все дела уже не хватает внимания.

Гораздо эффективнее — отвести каждой задаче свое время, определить приоритет и выполнить их последовательно. Так больше шансов сделать все в срок и устать при этом не так сильно.

Не бойтесь переключаться

В то же время совсем отказываться от умения переключаться с одного дела на другое не стоит. Иногда задачи находят нас сами, оказываются срочными, и к этому лучше быть готовым.

Кроме того, если чувствуете, что застряли в одном деле, стоит поменять его на другое, более простое. Сделать новое и вернуться к предыдущему. Такой перерыв помогает посмотреть на сложную задачу свежим взглядом.

Эффективно работать невозможно без полноценного отдыха. Не превращайте отпуск в отгулы: возьмите побольше времени и отправляйтесь в путешествие. Новые впечатления и эмоции воодушевляют и помогают по-настоящему отдохнуть от повседневной рутины. А чтобы в отпуске не пришлось экономить, оплачивайте самые крупные расходы в рассрочку с Халвой — и ни в чем себе не отказывайте.

Управление стрессом

Еще одна серьезная преграда на пути к продуктивности — стресс. Нервное напряжение, недовольство, нежелание заниматься сложными или неинтересными делами, неудовлетворенность условиями или результатами. С этими помехами тоже можно справиться.

Ешьте лягушек с утра

Бизнес-тренер Брайан Трейси посвятил целую книгу рекомендации «с утра есть лягушку». Название этого метода отсылает к высказыванию Марка Твена — если с утра съесть лягушку, ничего хуже за день уже не случится.

В методе Трейси «лягушка» — это неприятное, но необходимое дело. Его стоит делать в первую очередь и доводить до конца, иначе оно будет весь день висеть над головой дамокловым мечом, портя настроение и мешая быть продуктивным.

А вот если быстро сделать это раздражающее дело, придет облегчение: все остальные задачи на день приятнее и интереснее той, которую делать уже не нужно.

Избегайте чужих эмоций

Чужие эмоции могут влиять на нас, хотя не имеют к нам отношения. Если коллега недоволен зарплатой и постоянно на это жалуется, недовольство может передаться и вам — хотя до сих пор доход вас устраивал.

Если другому коллеге работа кажется сложной и он выполняет ее через силу, его страдания могут повлиять и на вашу оценку.

Не позволяйте этому происходить. Если чувствуете, что вам транслируют недовольство, уныние, злость или зависть, которых вы сами не испытываете, — сокращайте общение, выходите из чатов, пресекайте попытки втянуть вас в фестиваль жалоб и нытья. Так вы сохраните душевное равновесие — и сэкономите время, что тоже немаловажно.

Просите обратную связь

Если чувствуете, что вам не хватает оценки вашей работы, это может снижать мотивацию. Не стесняйтесь обратиться к непосредственному начальнику за обратной связью. Если претензий к вам нет — это повысит моральный дух, а вместе с ним и продуктивность. Если что-то делаете недостаточно хорошо — вы об этом узнаете и получите шанс сделать лучше.

Ищите свою методику продуктивности

Самое главное — не используйте любые советы бездумно. Пробуйте, примеряйте, меняйте под себя и ищите путь, который поможет именно вам.

Не любите писать от руки — не пишите, используйте заметки в телефоне. Не хотите заниматься спортом — добавьте в график неторопливые прогулки.

И помните, что смена вредных привычек на полезные всегда требует усилий и самоконтроля — но потом окупается сторицей.

Вся информация о ценах, партнерах и тарифах актуальна на момент публикации статьи.

Действующие магазины-партнеры Халвы