Как заверить копии документов у нотариуса и самостоятельно по новым правилам в 2025 году

Контрагент просит копию устава? Или нужно отксерокопировать трудовую книжку для оформления льгот? Расскажем, как без ошибок заверить дубликаты документов в этих и прочих случаях по новым правилам в 2025 году.

В этой статье:

1. Заверенная копия: что это, зачем и кому нужна
2. Заверение документов для физических лиц
3. Заверение дубликатов для юридических лиц и ИП
4. Как заверить несколько страниц одного документа
5. Как заверить копии для налоговой
6. Примеры заверения внутренних и исходящих дубликатов
7. «Копия верна»: кто и на каких основаниях может ставить отметку о заверении
8. Популярные вопросы
9. Нормативная база: какие НПА смотреть при заверении документов

Предоставлять копии документов приходится часто. Но далеко не на всех требуется штамп «Копия верна» и подпись нотариуса.

Заверенная копия: что это, зачем и кому нужна

Заверенная копия — это дубликат официальной бумаги с отметкой о подлинности. Печать или подпись уполномоченного лица означает, что информация в документе соответствует оригиналу.

Запросить копию в любой момент могут у юридических лиц и ИП, реже — у физических лиц. Без штампа о заверении у них нет юридической силы.

В 2018 году вступили в силу изменения в ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документации. Теперь можно не ставить штамп «Копия верна», но нужно указывать адрес хранения подлинника. Многие до сих пор не знают об этих нововведениях и теряют время на исправление ошибок.

Заверение документов для физических лиц

Человеку, не связанному с бухгалтерией, чаще всего заверять копии официальных бумаг приходится в следующих случаях:

• при подаче заявки на кредит;
• при устройстве на работу;
• для оформления льгот и социальных пособий;
• во время судебных разбирательств;
• для сделок с недвижимостью.

Если человек работает по трудовому договору, копию трудовой книжки для оформления кредита может заверить работодатель. Однако подлинность дубликатов паспорта и других персональных документов подтверждает только нотариус. К нему же придется обращаться за заверением трудовой, если вы не работаете официально.

В нотариальной конторе у вас попросят паспорт и оригиналы, которые нужно отксерокопировать и заверить. Сотрудники сами все сделают и поставят отметку. Главное — чтобы бумаги были не заламинированы, целы и не содержали каких-либо изменений и исправлений. Иначе в услуге откажут.

Нотариус также может заверить усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) электронные версии документов либо их фотокопии (если вы предоставите оригиналы).

Заверение дубликатов для юридических лиц и ИП

В коммерческих организациях есть два типа копий: внутренние и внешние (исходящие).

Внутренние — это дубликаты документов, которые создают, чтобы передавать в другие подразделения и отделы. Для подтверждения их подлинности нет регламентированного поля на листе. Главное — чтобы хорошо читались реквизиты:

• слово «Верно»;
• должность, ФИО и подпись заверителя;
• дата.

Печать на внутренних копиях ставить необязательно. Предполагается, что в компаниях сотрудники должны знать подписи руководителей подразделений и этого для подтверждения достаточно.

Чтобы оформить внешнюю копию для сторонних организаций:

1. Напишите «Верно».
2. Укажите дату, должность и ФИО доверенного лица и поставьте подпись.
3. Поставьте печать так, чтобы оттиск не закрывал подпись. 
4. Укажите место (отдел или подразделение), где хранится подлинник, номер дела по номенклатуре, индекс и год создания в формате: «Подлинник документа находится в … в деле N ... за ... год». 

Как заверить несколько страниц одного документа

Чтобы заверить многостраничный документ:

1. Сшейте листы. 
2. На заднике последнего завяжите узелок, наклейте на него бумажный квадратик.
3. Укажите на наклейке количество прошитых и пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должность, ФИО и подпись заверителя, дату.
4. Напишите «Верно».
5. Укажите место хранения подлинника, номер дела, индекс и год создания.
6. Поставьте печать и подпись так, чтобы они захватывали одновременно и наклейку, и лист. 

Как заверить электронный документ

Электронный документооборот постепенно вытесняет бумажный: он удобнее и быстрее, однако ему все еще требуется заверение. Это может сделать нотариус с квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Нотариус вправе заверять своей ЭП электронные версии доверенностей, лицензий, страховых документов. Однако на удостоверения личности его полномочия пока не распространяются. Сама процедура может проходить онлайн или офлайн в зависимости от договоренности. Но зачастую все же требуется прийти лично с оригиналами.

В нотариальной конторе бумаги отсканируют или переведут из одного электронного формата в другой, а затем юрист заверит их своей усиленной квалифицированной подписью.

Как заверить копии для налоговой

Сотрудники Федеральной налоговой службы зачастую требуют копии документов в ходе проверки. Чтобы бумаги приняли, их нужно заверить по правилам:

1. Всю документацию разбейте на подшивки объемом не более 150 листов, пронумеруйте каждый лист арабскими цифрами.
2. Многостраничные договоры, отчеты и прочие объемные документы делить не нужно, их копии передавайте в том же виде, в каком хранятся оригиналы.
3. Прошейте каждую подшивку через два или четыре прокола так, чтобы ее удобно было читать и легко можно было сделать копию любого листа.
4. Концы нитей свяжите на обратной стороне подшивки, поверх наклейте листочек размером 4–6 см в длину и 4–5 см в ширину с заверительной надписью.

Что должно быть на наклейке по порядку сверху вниз:

1. Слова «Верно» или «Копия верна». 
2. Количество листов в подшивке цифрами и прописью.
3. Дата. 
4. Должность, ФИО и подпись того, кто заверяет копию: индивидуальный предприниматель, руководитель организации или его доверенное лицо. Подпись должна выступать за края наклейки.
5. Оттиск печати, если организация ею пользуется. Штамп должен частично выходить за край бумаги.

Вместе с дубликатами в налоговую необходимо направить сопроводительное письмо. В нем указывают количество подшитых листов и реквизиты документов с требованием о копиях.

Примеры заверения внутренних и исходящих дубликатов

• Внутренняя копия без печати

• Внутренняя копия с печатью

• Исходящая копия

• Исходящая копия отдельного документа

• Внешняя копия многостраничного документа

«Копия верна»: кто и на каких основаниях может ставить отметку о заверении

Подтвердить подлинность может любое уполномоченное лицо. Главное — чтобы это право заранее фиксировал устав, доверенность или должностная инструкция. Игнорировать это правило нельзя: в любой момент надзорные органы могут потребовать подтверждения.

От имени юридического лица верность дубликатов обычно подтверждает генеральный директор, его заместитель, главбух или кадровик. Индивидуальный предприниматель может ставить отметку о заверении сам или же доверить это официально трудоустроенному в его компании сотруднику.

Популярные вопросы

Можно ли заверить копию документа онлайн?

Уже несколько лет некоторые нотариусы заверяют документы онлайн. Чтобы получить такую услугу, создайте электронный файл, завизируйте его своей ЭП и отправьте на указанный юристом e-mail.

Но не все бумаги можно заверить таким образом. Будьте готовы к тому, что нотариус попросить вас лично предъявить бумажные оригиналы, чтобы убедиться в подлинности их электронных копий.

Какие документы не требуют заверения?

Не требуется нотариально заверять большинство договоров купли-продажи, дарения, мены или аренды, заключенные в простой письменной форме, а также расписки и простые доверенности. Например, на получение какой-нибудь справки или управление автомобилем. 

Но, если понадобится, и с ними все же можно обратиться к нотариусу.

Если не уверены, требуется ли в вашем случае нотариально заверенная копия документа или нет, лучше уточните в организации, для которой готовите дубликаты.

Документооборот не так страшен, как его малюют. Страшнее — перспектива остаться без средств для развития бизнеса. Откройте вклад с Халвой и позаботьтесь о своем будущем.

Нормативная база: какие НПА смотреть при заверении документов

Более подробно узнать, как правильно заверить копию документа, можно в этих нормативно-правовых актах:

• в пункте 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016 в редакции от 2018 года зафиксированы все требования, как правильно создать дубликат документа;
• в Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х прописаны условия заверения документов;
• приложение №18 к приказу ФНС РФ от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@ содержит требования налоговой к бумажным документам;
• письмом Минфина от 07.08.2014 № 03-02-рз/39142 определен регламент оформления и приема дубликатов документов налоговыми органами.

Заверение копий — стандартная задача, которая требует соблюдения инструкций и внимательности. Следуйте правилам документооборота и требованиям нормативно-правовых актов и избежите лишних временных и финансовых затрат.