Канцелярия для офиса: как составить список и на чем можно сэкономить

Составить список канцтоваров несложно. Труднее угадать с количеством, поэтому бумага заканчивается в самый неподходящий момент, а степлер ломается, когда нужно сдать отчет. 

Вместе с партнером Халвы — интернет-гипермаркетом товаров для офиса и дома «Комус» — рассказываем, как составить список необходимой канцелярии для офиса с нормами расхода и на чем сэкономить при покупке.

В этой статье:

1. Что относится к канцелярским товарам
2. Полный список канцелярских принадлежностей для офиса
3. Как собрать канцелярию под свой офис
4. На чем можно сэкономить при покупке канцелярии
5. Как организовать закупку канцелярии

Что относится к канцелярским товарам

Чтобы грамотно управлять закупками и запасами офиса, нужно определить, что такое канцелярия. Это все необходимое, чтобы писать, печатать, хранить и обрабатывать документы. Без чего работа встанет.

По частоте закупки канцелярия делится на два вида:

• Расходники. Предметы заканчиваются или изнашиваются по ходу работы. Их покупают раз в месяц или квартал, обычно большими партиями.

Если расходники закончились, работа встает. Поэтому бюджет на материалы считают заранее и держат запас минимум на месяц.

• Товары многолетнего использования. Покупают редко: когда открывают офис, меняют сломанное или устаревшее оборудование.

Полный список канцелярских принадлежностей для офиса

Ручки, бумага, папки — все это нужно в разных количествах, и без ориентира легко купить лишнее или остаться без степлера в первый же день. Разбираем, какая канцелярия нужна в офис, по категориям: список необходимых вещей, нормы расхода и периодичность закупки.

Нормы в таблицах ориентировочные: сколько позиций уходит в год на одного офисного сотрудника. Берите их как стартовую точку и корректируйте под фактический расход, а не как норматив.

Письменные принадлежности

Ручки, карандаши, маркеры — то, что исчезает со столов быстрее всего.

Бумага и бумажная продукция

Расход считается не штуками, а пачками. Бумага — самый наглядный пример позиции, которую выгоднее покупать коробкой: чем больше объем заказа, тем ниже цена за пачку.

Десять пачек на человека в год — это примерно пачка в месяц плюс запас на пики отчетности, поэтому раз в месяц выгоднее брать коробку.

Для работы с документами

Сколько папок, файлов и скоросшивателей нужно офису — считаем ниже.

Половину этого блока при открытии офиса покупают сразу партией, а дальше добирают по мере расхода. В отличие от письменных принадлежностей, «в ноль» папки почти никогда не заканчиваются.

Настольные принадлежности

Лотки, органайзеры, подставки — все, что создает рабочее место. Берут один раз при открытии, но что-то изнашивается, теряется.

Расходники для техники

Картриджи, тонер, фотобарабаны — самая дорогая категория. Это единственный блок, где средние нормы почти бесполезны: ресурс картриджа зависит от техники и процента заполнения листа, поэтому считайте его по счетчику печати конкретного принтера.

Мелочи, о которых забывают

Эти мелочи обычно не вспоминают при открытии офиса. А потом оказывается, что без них все встало.

Большинство позиций из этой таблицы докупают по факту — просто держите их в списке для заявки, чтобы не оформлять ради одной лупы отдельный заказ.

Как собрать канцелярию под свой офис

Офис на 10 человек в коворкинге и отдел продаж на 50 сотрудников — два разных списка канцелярии. Разобрали поправки к базовому списку: что и на сколько менять в зависимости от того, как работает ваш офис.

Делайте поправку на отдел

Смотрите на то, чем конкретный отдел занимается каждый день: один и тот же товар у бухгалтерии и отдела продаж расходуется с разной скоростью.

• Для бухгалтерии нужно много бумаги — не 10–20 пачек на человека, а 20–30. Папки-регистраторы и архивные короба берите ближе к верхней границе базовой нормы: 15–20 коробов на человека в год. Вкладыши-файлы уходят упаковками. Скоросшиватели — по 10–15 штук на сотрудника. Плюс то, чего нет в базовом списке: штемпельная краска, нумераторы, скоросшиватели с арочным механизмом.
• В отделе продаж много пишут и встречаются с клиентами. Блокноты А5 — не 2–4, а 6–8 на человека в год. Ручки — 8–10 штук: теряются на встречах. Добавьте визитницы, папки-портфели для документов и презентационные папки с логотипом.
• На складе своя специфика. Маркировка: этикет-пистолет, рулоны этикеток, маркеры по пластику и металлу, ценники. Степлеры и скобы для пломбировки. Больше упаковочной ленты — широкой и армированной. Бумага нужна, но в разы меньше: 2–4 пачки на человека.
• IT и разработка используют минимум бумаги — 2–3 пачки на человека. Зато маркеры для доски и стикеры-закладки уходят пачками, особенно если команда работает по спринтам. Добавьте блокноты для созвонов и подставки для ноутбуков.
• В юридическом отделе используют ручки с синими чернилами: так принято в делопроизводстве — синий цвет помогает отличить оригинал от черно-белой копии. Папки-регистраторы и архивные короба как в бухгалтерии. Нумераторы страниц, степлеры на 40+ листов, дыроколы.

Планируете купить канцелярию для вашей компании? Закажите в «Комусе» — привезут на следующий рабочий день. Оплатите картой «Халва» в рассрочку* без переплат или возвращайте кешбэк до 10%.

Учитывайте сезонность

Расход канцелярии в офисе нелинейный. Есть предсказуемые пики, под которые стоит заранее расширять закупку.

Сентябрь. Начало делового сезона после отпусков. Люди возвращаются, запускают проекты, приводят в порядок рабочие места. Подскакивает спрос на блокноты, ежедневники, папки, органайзеры. Закладывайте закупку на первую половину августа — в сентябре часть позиций уходит из наличия.

Периоды отчетности. Для бухгалтерии и финансов это конец квартала и особенно декабрь – январь. Бумага, папки, скоросшиватели и картриджи уходят заметно быстрее обычного. Держите на складе минимум месячный запас расходников.

Январь – февраль. Новые сотрудники, обновление документов, инвентаризация. Плюс закупка ежедневников и планировщиков на год.

Если у бизнеса есть свои сезонные пики — например, у ретейла перед праздниками, у строительных компаний в начале сезона, — добавляйте их в этот же календарь.

Делайте поправку на удаленку и гибрид

Гибридный график ломает привычные нормы: сотрудник в офисе два-три дня в неделю, остальное время работает из дома. Что меняется:

• Общий расход падает. Бумага расходуется медленнее стандартной нормы, ручки, блокноты и папки — тоже: часть сотрудников носит их с собой.
• Растет спрос на планшеты для подписей, папки-портфели, удобные блокноты небольшого формата, чехлы для ноутбуков. Люди чаще переносят вещи между офисом и домом.
• Появляется дистанционная закупка. Часть канцелярии сотрудники покупают сами и присылают чеки на компенсацию. Заведите простой регламент: что можно возмещать, до какой суммы, как часто. Это дешевле, чем содержать полноценный офисный склад на всех.

На чем можно сэкономить при покупке канцелярии

Не на всей канцелярии можно одинаково экономить. Где дешевое работает не хуже дорогого:

• бумага для черновиков и внутренней печати;
• простые шариковые ручки — у бюджетных и дорогих один и тот же пишущий узел, разница в корпусе;
• файлы-вкладыши — разницы между брендами почти нет;
• скотч и клей-карандаш — если не нужна особая прочность;
• папки-регистраторы из плотного картона вместо пластиковых.

Где экономия оборачивается расходами:

• тонкая бумага: зажевывается в принтере, забивает механизм, ремонт дороже пачки;
• дешевый степлер: не пробивает стопку, ломается;
• дешевые маркеры для флипчарта: высыхают через неделю и не стираются с доски;
• картриджи от непроверенных производителей: выводят принтер из строя.

Способы сэкономить без потери качества:

• Закупайте бумагу, ручки и файлы коробками, а не поштучно — при заказе партией цена за единицу ниже.
• Следите за акциями поставщиков в межсезонье: летом, до сентябрьского пика спроса, скидки встречаются чаще.
• Заказывайте через юрлицо. При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров с подтверждающими документами относится к расходам — материальным или прочим (пп. 2 п. 1 ст. 254 и пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). На упрощенке с объектом «доходы минус расходы» действует похожий порядок (п. 5 и 17 ст. 346.16 НК РФ), а на объекте «доходы» расходы налоговую базу не уменьшают. Уточните порядок у своего бухгалтера.
• Работайте с одним поставщиком: один счет и одна доставка обычно выгоднее пяти отдельных заказов.

Как организовать закупку канцелярии

Список — половина дела, нужно организовать закупку, чтобы не заниматься ею вручную каждый месяц.

• Кто отвечает. Обычно закупку ведет офис-менеджер или администратор. В небольших компаниях это может быть бухгалтер или руководитель.
• Как собирать заявки. Раз в месяц (или квартал) ответственный рассылает форму: что заканчивается, что нужно докупить. Сотрудники заполняют, ответственный сводит в общий список и сверяет с остатками.
• Как вести учет остатков. Лучше составить таблицу: позиция, количество на складе, норма расхода, дата последней закупки. Раз в месяц сверяете факт с таблицей. Так видно, что подходит к концу, а чего еще много.
• Как часто закупаться. Расходники — раз в месяц. «Долгоиграющие» — раз в год или по факту. Крупные позиции (картриджи) — по мере необходимости, но с запасом на одну-две недели, чтобы не остаться без печати.

Что смотреть в договоре с поставщиком:

• сроки доставки и есть ли бесплатная доставка от определенной суммы;
• можно ли вернуть товары по гарантии;
• есть ли персональный менеджер и каталог с актуальными ценами;
• как оформляют документы — нужны ли вам счета, накладные, универсальный передаточный документ (УПД).

Например, в «Комусе»:

• заказ привезут на следующий рабочий день;
• курьерская доставка бесплатна при заказе от 3900 ₽;
• возврат можно оформить через личный кабинет на сайте;
• есть персональный менеджер, каталог с ценами можно скачать на сайте;
• оформляют все необходимые документы для отчетности.