Как правильно делегировать, чтобы другие работали за вас, а вы только командовали

Говорят, хочешь хорошо, сделай сам. Это вредная установка. Она мешает нормальной корпоративной работе. 

В этой статье мы разберем, что такое делегирование простыми словами, почему оно так важно и, главное, как правильно делегировать задачи, чтобы получать отличный результат и освобождать время для других дел.

В этой статье:

1. Что значит делегировать: разбираемся в терминах
2. Выгоды от делегирования
3. Как правильно делегировать: пошаговая инструкция
4. Распространенные ошибки при делегировании

Что значит делегировать: разбираемся в терминах

Вы по уши в делах, сроки поджимают, а список задач только растет — знакомая ситуация? Кажется, что проще сделать все самому, чем объяснять кому-то другому? 

В долгосрочной перспективе такой подход ведет к выгоранию (вашему), снижению эффективности (вашему и коллег) и упущенным возможностям. Короче, страдать будут все. Выход есть — научиться делегировать.

Делегирование — это передача части своих дел и полномочий другому. Важно понимать, что делегировать — это не просто спихнуть нелюбимую работу. Это инструмент управления, который при правильном применении приносит пользу всем участникам процесса.

• Для руководителя это возможность сосредоточиться на стратегических задачах, развитии бизнеса и команды.
• Для сотрудника это шанс получить новый опыт, развить навыки и повысить свою ценность.
• Для компании это способ ускорить выполнение проектов и достичь лучших результатов.

Выгоды от делегирования

Навык доверять сотрудникам приносит много плюсов:

• Экономия времени. Освободившиеся часы можно потратить на задачи, которые требуют вашего непосредственного участия: стратегическое планирование, развитие бизнеса, общение с ключевыми клиентами.
• Повышение эффективности. У каждого сотрудника свои сильные и слабые стороны. Делегируя тем, у кого есть нужные навыки и опыт, вы помогаете им прокачаться и стать лучше. А сами при этом можете сосредоточиться на делах, в которых вы исключительно хороши.
• Развитие в команде. Делегирование — это отличный способ обучать и развивать команду. Сотрудники получают возможность попробовать себя в новых ролях, приобрести новые знания и навыки.
• Улучшение мотивации. Когда сотрудники чувствуют доверие и ответственность, их мотивация и вовлеченность в работу возрастают.
• Снижение риска выгорания. Рабочий завал ведет к раздражительности и апатии. Делегирование помогает распределить нагрузку и избежать эмоциональных срывов.

Делегируйте с умом — пусть ваши деньги приумножаются в Совкомбанке. Выгодный вклад можно открыть всего за несколько кликов в приложении «Халва – Совкомбанк».

Как правильно делегировать: пошаговая инструкция

Теперь, когда мы разобрались, что такое делегирование и почему оно важно, перейдем к самому интересному: как правильно делегировать задачи. Вот шесть простых шагов, которые вам помогут.

Шаг 1. Выберите правильную задачу

Не все подходят для делегирования. Вот несколько критериев, которые помогут понять, что можно и нужно делегировать.

• Рутинные задачи. Повторяющиеся действия, которые не требуют вашего уникального опыта: все сто раз видели, как и что вы делаете, и могут повторить.
  
  Пример: Андрей давно работает в фирме и может провести за вас еженедельное совещание.

• Задачи, для которых нужны конкретные навыки. При этом в команде есть человек, который это умеет.
  
  Пример: Анастасия ответственна и умеет обращаться с деньгами. Значит, она может собирать суммы на дни рождения сотрудников.
  
  
• Развивающие задания. Они помогут сотрудникам расти профессионально.
  
  Пример: Екатерина хорошо справляется с привлечением новых поставщиков. Ее можно отправить в командировку на выставку оборудования.

Что не надо делегировать: задачи, которые должен решать только руководитель или, в крайнем случае, его заместитель.

Например: разработку стратегии развития компании, переговоры с ключевыми клиентами, принятие решений, связанных с финансовыми рисками. То есть все, что налагает критическую ответственность на исполнителя. 

Шаг 2. Выберите правильного человека

Выбор подходящего исполнителя — половина успеха. Учитывайте навыки и опыт: само собой, делегировать нужно только тому, в ком вы уверены.

Если задача соответствует интересам и целям развития сотрудника, он будет более мотивирован и вовлечен в процесс, так что убедитесь, что ему это нужно. Если человек пока не освоился с базовыми обязанностями, дайте ему время окрепнуть. 

Учитывайте, что член команды, загруженный делами, скорее всего, будет не готов к дополнительной инициативе.

Не доверяйте сложную и ответственную задачу сотруднику в качестве испытания или наказания. Он должен браться за работу из желания помочь и усовершенствовать свои навыки, а не из страха получить выговор.

Шаг 3. Четко сформулируйте задачу

Чем яснее ТЗ, тем выше вероятность получить желаемый результат. Это особенно важно на первых порах. Позже, когда начнете понимать друг друга с полуслова, объяснения станут короче.

Объясните подробно и четко:

1. Что нужно сделать: опишите конкретный результат. 
2. Зачем это нужно: объясните, как эта задача связана с общими целями компании или проекта.
3. Как это сделать: предоставьте инструкции, рекомендации, примеры.
4. Какие сроки: установите четкие дедлайны.
5. Какие ресурсы доступны: сообщите, к кому можно обратиться за помощью, какие инструменты и материалы можно использовать.

Шаг 4. Предоставьте полномочия

Делегирование — это передача не только задач, но и полномочий. Сотрудник должен иметь право принимать решения и нести за них ответственность.

Можно поступить хитро: предоставить полномочия в ограниченном диапазоне. Так и сотрудник не будет переживать, и вы сохраните последнее слово за собой. 

Например, вам нужно заполучить клиента, а переговоры с ним ведет ваш протеже. Он уже знает, что скидку можно предоставить не больше 25%. Если клиент будет настаивать, пусть добавит к ней бесплатные образцы.

Шаг 5. Обеспечьте поддержку и контроль

Делегирование это не «с глаз долой, из сердца вон». Важно оставаться на связи с сотрудником, оказывать ему необходимую поддержку и контролировать процесс.

Установите точки контроля, в том числе промежуточные, чтобы убедиться, что задача выполняется в соответствии с планом.

Давайте конструктивную обратную связь — как положительную, так и отрицательную. Только помните, что даже критику нужно высказывать этично. Авторитарные «наезды» остались в управлении в стиле 90-х. 

Шаг 6. Оцените результат

После завершения задачи обязательно оцените результат и дайте сотруднику финальную обратную связь. Обсудите эти вопросы, предложите исполнителю самому на них ответить.

1. Что получилось хорошо?
2. Что можно было сделать лучше?
3. Какие выводы можно сделать на будущее?

Позитивная обратная связь мотивирует и вдохновляет, а конструктивная критика помогает учиться и развиваться.

Распространенные ошибки при делегировании

Даже опытные руководители иногда допускают ошибки при делегировании. Вот лишь некоторые:

• Невнятное задание. Скомканное ТЗ ведет к недопониманию. Прокрутите в голове каждый этап и попробуйте предвосхитить вопросы сотрудника. Ответы пропишите в задаче.
• Чрезмерный контроль или его отсутствие. Не бросайте сотрудника на произвол судьбы, особенно если задание ответственное и скажется на его KPI.
  Другая крайность, в которую не нужно впадать, — постоянное вмешательство в работу сотрудника, лишение его самостоятельности. Да, на первых порах, возможно, он будет ошибаться. Но кто не ошибается, тот ничего не делает.
• Закончить и забыть. Если не оценить результаты, будет ощущение недосказанности. Все сделали так, как нужно? Похвалите исполнителя.

Подведем итоги. Делегирование — необходимый навык для любого руководителя и специалиста, который хочет достигать видимых результатов. Оно экономит время, развивает команду, повышает качество работы и снижает риск выгорания. Научитесь правильно делегировать, и вы увидите, как преобразится ваша работа и жизнь!