Методы тайм-менеджмента: как все успевать и не выгорать

Думаете, что тайм-менеджмент — это про управление временем? Да, но только отчасти. Это прежде всего про то, как взять свою жизнь под контроль. Рассказываем, как отсекать лишнее и вычленять главное, чтобы прийти туда, куда вам надо, — в повседневных делах, работе, учебе и даже личной жизни.

В статье рассказывается:

Что такое тайм-менеджмент

Если некто сообщает, что успевает выполнять все задачи на трех работах, воспитывать 2+ детей, учить китайский, писать диссертацию, играть на арфе и зарабатывать медали на турнирах по пауэрлифтингу, то варианта всего два. Либо вам просто врут, либо человек с космической скоростью летит в страшнейшее выгорание.

Какими бы сверхпродуктивными ни казались люди вокруг, во всех уголках земного шара в сутках всего 24 часа.

Мы не можем управлять временем, но можем управлять тем, на что его тратим.

В этом помогают методы тайм-менеджмента. Ни один из них не призывает «впихнуть невпихуемое» в одни сутки. Как раз наоборот.

Основная идея лучших техник управления временем — проанализировать обычные задачи, сопоставить их с крупными целями, а также с глубинными личными ценностями.

Без такого слоеного пирога: «задачи — цели — ценности» — не сработает никакой тайм-менеджмент. Либо будет сильное внутреннее сопротивление, либо вы придете вообще не туда.

Прежде чем приступать к планированию, надо разобраться с жизненными принципами и приоритетами.

Если утром на голове был обнаружен первый седой волос, а вы все еще не знаете, «кем хотите стать, когда вырастете», есть способ немного себе в этом помочь.

Попробуйте вообразить один идеальный день своей жизни лет этак через пять. Где вы находитесь? Чем занимаетесь? Как и с кем живете? Попробуйте расписать всего один день во всех подробностях. Возможно, это не получится сделать с наскока — придется поразмышлять, крепко задуматься. Но какая-то картинка все равно сложится.

Когда она появится, можно спускаться с небес и приступать к делу. Нарисуйте таймлайн в виде длинной прямой с контрольными точками. Разбейте ваши три – пять лет сначала на годы, потом на полугодия, кварталы и месяцы. Попробуйте расписать шаги, которые в теории приведут вас в то отдаленное светлое будущее, которые вы себе навоображали.

Это уже неплохое упражнение, после которого в голове значительно проясняется. Подробнее о выборе профессии после 30 лет мы рассказываем в отдельной статье на «Халва Медиа».

Еще лучше будет, если вы добавите ретроспекцию. Нарисуете еще один таймлайн с важнейшими вехами вашей жизни от окончания школы до сегодняшнего дня. Какие ключевые события в разные годы определили вас нынешнего?

Два таймлайна позволят выстроить базовую жизненную стратегию.

Дальше на помощь в ее реализации придут конкретные инструменты тайм-менеджмента.

Ниже рассказываем о самых эффективных и в то же время простых.

Матрица Эйзенхауэра

Широко известный метод тайм-менеджмента. Считается что его придумал и ежедневно использовал самый продуктивный президент США — Дуайт Эйзенхауэр.

Смысл в том, чтобы сгруппировать все дела по важности и срочности. Таким образом получится четыре квадранта задач:

• Важные и срочные

Все, что составляет ваши главные компетенции сегодня, приносит стабильный доход, обеспечивает тот уровень жизни, к которому вы привыкли. У активного человека таких дел обычно больше всего.

Это одновременно сложные и рутинные задачи, связанные с четкими дедлайнами. Передать другим их нельзя, для выполнения нужно личное участие.

• Важные и несрочные

Главная категория, на которую в идеале должно быть направлено основное внимание. На этих делах основывается ваша стратегия в жизни и работе. Здесь располагается все, что реально вас развивает.

Освоение новых областей в профессии, изучение языков, полезное чтение, спорт, медитации — все это кажется несрочным сегодня, но через год-два-три даст колоссальные результаты. Увы, большинство людей недооценивает это квадрант, а потому годами топчется на месте, вкалывая на нелюбимой работе.

Хорошее образование — залог эффективности и успеха. Учиться сегодня можно в любом возрасте: существует и масса курсов, и магистерские программы вузов. На качественное обучение придется потратиться. Зато можно сэкономить на бытовых расходах, если оформить карту «Халва». Покупки в 250 000 магазинов-партнерах сможете делать в рассрочку*.

• Неважные и срочные

Обычная текучка. Ответить на письма в почте и вопросы коллег в чате. Поучаствовать в оперативках. Разобрать бумаги или папки на рабочем столе компьютера. Убраться дома, приготовить обед. Особенность этой категории дел — она вообще никак вас не развивает, только отнимает время и силы.

Но у большинства людей таких дел порядка 50%. Все, что в этой категории, Эйзенхауэр предлагает полностью делегировать. Рабочие задачи отдать подчиненным, домашние доверить клинингу, службам доставки. Если такой возможности нет, договоритесь с членами семьи разделить зоны ответственности.

• Неважные и несрочные

Это хронофаги, то есть пожиратели времени. Для современного человека в эту категорию входят сериалы, компьютерные игры, серфинг, зависание в соцсетях, болтовня в чатах, прочие виды праздного времяпрепровождения.

Те, кто активно использует матрицу Эйзенхауэра, предпочитают виды отдыха, которые положительно сказываются на ментальном и физическом здоровье: спорт, прогулки, личное общение, то, что вас наполняет, помогает зарядиться энергией. Но если сериалы или игры с интересным сюжетом для вас отдушина, просто отводите на них час или два в день.

Распределив все дела по четырем категориям, попробуйте в течение одной-двух недель записывать, на что потратили время. Вас ждут удивительные открытия.

Метод помидора

Название техника получила от кухонного таймера, который в 1980-х годах часто выпускали в форме помидорки. Такой таймер можно было установить на 15–30 минут.

Идея техники Pomodoro приписывается программисту и инноватору Франческо Чирилло. Она помогает работать эффективнее благодаря чередованию глубокой концентрации с короткими перерывами.

Чирилло предлагал работать циклами по четыре «помидора»: 25 минут концентрации, 5 минут перерыва — и так четыре круга. После этого, согласно методу, требуется более длительный отдых — около 30 минут. Его можно сопроводить небольшим поощрением, например выпить чашку кофе с десертом, пообедать, прогуляться, сделать разминку, поболтать по телефону.

Инструмент Pomodoro подходит не всем и не всегда. При решении сложных интеллектуальных и творческих задач 25 минут уходит иногда только на концентрацию и черновые наброски. Методом проб и ошибок можно прийти к временным отрезкам, удобным для вас. Может быть, это будет 45/10 или 1,5 часа/20 минут.

Делайте регулярные паузы, чтобы не перегрузиться и не выгореть.

«Сначала съешь лягушку»

Начинать каждый день с самой неприятной или пугающей задачи («лягушки») предлагает американо-канадский бизнес-тренер и специалист по эффективности Брайан Трейси.

Каждому из нас приходится иметь дело с задачами, которые заставляют прятать голову в песок. Они слишком сложные, скучные или нестандартные. Но чем дальше мы оттягиваем выполнение таких дел, тем становится неуютнее. Даже отдыхая, не можем в полной мере расслабиться — чувство невыполненного долга нависает над нами, как дамоклов меч, и вызывает прокрастинацию.

Между тем, если пораньше с утра «съесть эту лягушку», вы сразу почувствуете себя лучше. Получите выброс дофамина, поднимете самооценку и настроение на весь день. Остальное пойдет как по маслу.

Один из плюсов утреннего «поедания лягушки» — метод мощно дисциплинирует, помогает выработать привычку не бояться трудностей, что положительно повлияет на всю вашу жизнь. «Лягушкой» не обязательно должна быть работа. Это может быть, например, утренняя пробежка.

Главное — приятное чувство преодоления.

У эффективности такого подхода есть и чисто физиологическое объяснение. С утра у людей быстрее происходит обмен веществ, выше уровень энергии и лучше работает голова, благодаря балансу нейромедиаторов.

Иногда, чтобы понять, куда дальше двигаться по жизни, нужна смена обстановки и полноценный отдых. Почему бы не организовать себе месячный саббатикал? Не обязательно покупать дорогое путешествие за наличные. Оформите карту «Халва» и платите в турагентствах-партнерах в рассрочку!

SMART-планирование

Иногда причина, почему мы не добиваемся целей, не в нехватке времени, а в том, что цели слишком оторваны от реальности. Приземлить их, сделать более осязаемыми и понятными поможет методика SMART. Придумал ее в начале 1980-х эксперт по стратегическому планированию Джордж Доран.

Правильно поставленная цель должна быть:

• Specific — конкретной;

• Measurable — измеримой;

• Achievable — достижимой;

• Relevant — релевантной (отвечающей вашим ценностям);

• Time bound — ограниченной во времени.

Приведем пример. Допустим, у вас есть цель — просто «похудеть». Плохая новость: вы ее никогда не достигнете, потому что она сформулирована слишком неопределенно.

Попробуем «приземлить»:

• Конкретная — влезть в любимое платье, которое уже три года пылится в шкафу.

• Измеримая — сбросить вес на пять килограммов.

• Достижимая — это действительно в ваших силах и зависит только от вас.

• Релевантная — не противоречит тому, что для вас важно. Например, вы готовы уделять минимум шесть часов в неделю спорту дома и отказаться от десертов.

• Ограниченная во времени — выполнить цель к 1 июля этого года.

Уже звучит как план, правда?

Через инструмент тайм-менеджмента SMART можно прогонять абсолютно любые цели. Изучение языков, освоение новой профессии, покупку нового жилья; мечты (уже нет!), связанные с хобби, отдыхом и семьей.

Кайдзен: японская методика маленьких шагов

Бывает, что мы не приступаем к важным задачам потому, что они пугают своей грандиозностью, протяженностью во времени. А бывает и наоборот: вы мотивированы, резко кидаетесь на амбразуру, а потом истощаетесь — и в первый же месяц весь энтузиазм сходит на нет.

Не добившись высокой планки в короткие сроки, вы разочаровываетесь в себе, и снова пробовать уже страшно. Можно действовать аккуратнее и есть слона по частям.

Разделите выполнение целей на маленькие этапы. Делайте понемногу, но обязательно каждый день.

Пример. Ваша цель — сдать международный экзамен по английскому на уровень С1. Сегодня у вас хиленький А2 и вы давно не практиковались.

Не надо с наскоку тратить на язык целые выходные. Начните с 20 минут в онлайн-приложении, но каждый день, без пропусков. Потом каждую неделю прибавляйте еще по десять минут. Желательно заниматься в одно и то же время — например, когда вы едете домой с работы в метро или перед сном. Так вы не заметите, как скоро сформируется новая привычка заниматься регулярно.

Помимо маленьких шагов, на которых основан тайм-менеджмент, нужно видеть и конечную цель. Это поможет поддерживать мотивацию и не сворачивать с выбранного пути. Вспомните тот самый таймлайн, о котором мы говорили выше.

Только нужно дополнительно разбить цели на еще более мелкие этапы: месяц, неделя, один день. Идите строго по плану и так, незаметно для себя, без больших усилий, спустя 12 месяцев окажетесь там, куда вам надо.

Чем еще полезно держать таймлайн перед глазами — если спустя полгода вы увидите, что сильно от него отклоняетесь, вероятно, поставленные цели были ложными. Повод пересмотреть жизненную стратегию и внести в нее корректировки. В этом нет ничего страшного, это совершенно нормально. Ведь мы никогда не сможем учесть всех обстоятельств, которые влияют на нас в каждый момент.

Тем важнее планирование — без него, в прямом смысле, совсем никуда.

Конечно, это далеко не полный список методик управления временем и загруженностью. Мы рассмотрели только самые популярные. Пробуйте их и комбинируйте с другими, которые приглянутся. Методом проб и ошибок вы точно найдете те, которые подойдут именно вам, и добьетесь всех намеченных целей.